Quando arriva il momento di sostituire le vecchie fotocopiatrici o stampanti ci si domanda quale sia la soluzione migliore, ovvero sei sia preferibile procedere con l’acquisto di un nuovo dispositivo oppure sottoscrivere un contratto di noleggio.

In questo breve articolo forniremo qualche spunto per poter definire quale sia la strada da percorrere quando si è difronte a questo dilemma e quali sono le caratteristiche dei sistemi di stampa attualmente più ricercati, in particolare delle stampanti multifunzioni UTAX 2508 CI e UTAX 3508 CI.

Acquisto o noleggio

Se acquistare o noleggiare una stampante multifunzione dipende esclusivamente dall’utilizzo che si fa della macchina, dalle priorità dell’utilizzatore e se i vantaggi sono maggiori o minori rispetto al tipo di scelta che si decide di intraprendere.

Le piccole imprese, gli studi professionali e le aziende più strutturate generalmente scelgono di noleggiare le stampanti multifunzione poiché i vantaggi sono di gran lunga superiori rispetto ai pesanti costi di gestione che deve sopportare chi ha una macchina di proprietà; costi relativi non solo alla manutenzione, ma anche all’acquisto dei toner e di tutti gli altri accessori consumabili di cui necessitano tali sistemi di stampa.

Pertanto, se, per praticità, dovessimo fare un elenco di vantaggi e svantaggi, la lista potrebbe essere come quella che vi esponiamo qui di seguito.

Vantaggi

I vantaggi possono essere suddivisi in tre categorie: economici, fiscali e operativi.

Vantaggi economici

Fra i vantaggi economici del noleggio di una stampante multifunzione è possibile menzionare il fatto che non vi sia alcuna necessità di mobilitare dei capitali, poiché l’unico esborso previsto è quello che riguarderà unicamente il pagamento del canone mensile (di cui in seguito apriremo una parentesi), pertanto non vi sarà alcun anticipo da corrispondere.

Inoltre, sempre sotto l’aspetto economico, tale vantaggio si traduce in flessibilità, ovvero nella possibilità di scegliere i termini del contratto che si va a sottoscrivere, come la durata del noleggio e le numero di copie comprese nel prezzo pattuito.

Vantaggi operativi

I vantaggi operativi sono quelli che, a seguito della sottoscrizione di un contratto per locazione operativa, comprendono, con la corresponsione del canone, anche tutti gli interventi legati all’eventuale assistenza tecnica che si richiede in caso di malfunzionamento del dispositivo, oltre a prevedere un numero, benché limitato, di eventuali ricambi, toner compresi.

Infatti, la sostituzione e quindi i relativi costi sia di toner, sia di tutti gli altri materiali consumabili sono compresi nel prezzo del canone di locazione e, attraverso il costante monitoraggio da remoto, non sarà nemmeno più necessario divere contattare la ditta al termine di ogni materiale, ma sarà la stessa, anticipatamente, a trasmettere il prodotto in via di esaurimento.

Infine, rientra fra l’ulteriore vantaggio operativi il ritiro dei toner, il cui smaltimento è sempre stato un problema a causa delle norme che impongono l’eliminazione di tali materiali secondo regole ben precise.

Vantaggi fiscali

I vantaggi fiscali prevedono la deduzione ai fini IRES e IRAP dei costi di noleggio delle stampanti multifunzione, oltre alla detrazione IVA in caso di locazione operativa da parte di aziende strutturate e per gli studi professionali.

Noleggio, la soluzione preferita da tutti

Visti i vantaggi sopra considerati, si può certamente concludere che, soprattutto sul piano economico, la soluzione della locazione operativa sia quella da preferire, poiché consente di risparmiare tempo nella gestione della macchina (manutenzione) e dei materiali di consumo (toner e tamburi), oltre ad azzerare gli eventuali costi inaspettati derivanti da guasti imprevisti.

Inoltre, grazie a queste formule, è possibile avere a disposizione delle macchine sempre nuove e aggiornate che possano andare di pari passi con l’evoluzione dei sistemi che ci circondano, come, ad esempio, quello attuale, che vede molti collaboratori lavorare via smart web, i quali fanno confluire i documenti nell’unica stampante presente in studio o in ufficio.

Pertanto, essendo il business sempre più dinamico e mobile, anche per via dei mezzi di comunicazione sempre disponibili e a nostra costante disposizione (notebook, tablet, smartphone, cloud), il possesso di una stampante multifunzione che consenta, ad ogni tipo di dispositivo, il collegamento, non solo via cavo, ma anche wi-fi, diventa una scelta che accomuna molti professionisti e aziende.

Motivo per il quale si rende necessario servirsi di sistemi che possano essere al passo con i tempi, come le stampanti multifunzione UTAX 2508 CI e UTAX 3508 CI in grado di rendere non solo stampe a colori e A3, vediamole nel dettaglio.

UTAX 2508 CI e UTAX 3508 CI

I sistemi di punta prodotti dall’azienda UTAX e maggiormente richiesti dai clienti sono le multifunzioni UTAX 2508 CI e UTAX 3508 CI, i quali oltre a stampare a colori e in formato A3, garantiscono maggiori volumi sia in stampa, sia in scansione, ad una velocità nettamente superiore rispetto alle loro concorrenti.

Oggi si richiede velocità, dinamismo e con una stampante lenta certamente non si possono offrire tali prestazioni, i sistemi UTAX, infatti, sono progettati per stampare ad una velocità da 25 a 35 pagine (formato A4) al minuto, a colori o in bianco e nero.

Ma non è tutto.

Nel 2022 non possiamo limitarci a parlare unicamente di stampe, ma occorre ampliare la nostra visione e orientarci anche verso i sistemi di stampa intelligente che consentano non solo rendere su carta i nostri file, ma di archiviare ciò che viene passato allo scanner direttamente sul cloud o sulla memoria presente nel hard disk del nostro dispositivo.

Le stampanti multifunzione UTAX 2508CI e UTAX 3508 CI oltre a lavorare nei formati A3 e A4, possono stampare in A6R-SRA3 e supportano fogli di diverse grammature, a partire dai 52 g/m², per arrivare ai 300 g/m².

Per quanto riguarda i cassetti, entrambe le soluzioni sono dotate di un finisher interno che può accogliere fino a 500 pagine.

In punto scanner, entrambe sono provviste di soluzione doppia, con sensori a ultrasuoni, anch’essi piuttosto veloci e dalle elevate qualità grafiche.

Ma ciò che lascia i nostri clienti ancora più soddisfatti è l’eventualità di archiviare, tramite la scansione, più documenti contemporaneamente: è possibile posizionare sul vetro e scansionare fino a 16 piccoli documenti e poterli salvare in un unico file o separatamente e, oltre a poterli salvare in pdf, è prevista la memorizzazione dei file persino in formato JPG.

Le novità introdotte da UTAX 2508 CI e UTAX 3508 CI

Le due stampanti multifunzione UTAX di cui vi stiamo parlando, oltre a svolgere delle funzioni comuni ad altri sistemi di stampa, prevedono come optional la UTAX Capture Manager, davvero utile per chi ha necessità di gestire le diverse fonti dei documenti.

Capture Manager è un software che può essere installato sul dispositivo del cliente il quale vedrebbe ampliamente semplificato il suo lavoro, in quanto tale sistema consente la gestione, l’elaborazione, la raccolta, la distribuzione e la conservazione di documenti specifici, quali fatture, tabelle, listini e bolle di consegna: i file catturati vengono, quindi, riconosciuti in automatico e archiviati nella cartella dedicata a ciascuno di essi.

Per quanto riguarda l’apparato hardware, UTAX 2508 CI e 3508 CI sono dotate di pannello led touch reclinabile da 10.1 pollici, con interfaccia grafica semplificata.

Ma quanto costa il noleggio di una stampante multifunzione?

Il costo della locazione operativa di una stampante multifunzione dipende unicamente dalle esigenze dell’utente.

L’unico dato definito è la durata del noleggio che non è prevista per un periodo inferiore ai 60 mesi (5 anni), durante i quali è consentito modificare l’importo della rata in base alle reali esigenze dell’azienda.

Il canone mensile viene calcolato in base a determinate variabili:

– stampante o multifunzione?

– a colori o bianco e nero?

– formati di stampa, A4 – A3 o entrambi;

– numero di stampe (a colori e in bianco e nero) mensili, minimo di 1000.

Se vogliamo fare un esempio di noleggio, considerando la stampante multifunzione UTAX 3508 CI, un numero di stampe in bianco e nero, fino a 10 mila copie al mese e un numero di stampe a colori, fino a 2000 copie al mese, con tipologia laser a colori, il canone mensile risulterà inferiore ai 200 euro.

Per conoscere il costo esatto del canone mensile per una multifunzione che un’azienda o un professionista della provincia di Bergamo dovesse sopportare, in relazione ad un numero specifico di stampe, oltre alle ulteriori funzioni aggiuntive da potersi richiedere, è possibile eseguire una simulazione o chiedere un preventivo sul sito https://www.stampanti-multifunzione.it