Quando necessitiamo di un documento nel quale si attesta la piena e fedele conformità con l’originale parliamo di copia autentica o di copia conforme, ma come facciamo ad ottenerla in caso di necessità?

Cos’è la copia autentica o conforme?

In moltissimi casi la necessità di avere in forma fisica una copia autentica o conforme è necessaria quando un cittadino per diversi motivi ha la necessità di mostrare presso molteplici uffici statali o non la stessa copia di un atto di un qualsiasi genere. Può capitare però, in alcuni casi, che ciò debba essere necessario quando un documento inerente a un qualsivoglia procedimento non venga per caso o per dimenticanza restituito all’amministrazione che lo riceve.

In questi casi il cittadino in questione non potrà usufruire di semplici copie cartacee dei documenti, ma dovrà affidarsi ad un pubblico ufficiale che in seguito dichiarerà che la copia da lui portata è effettivamente identica all’originale di cui non ha disponibilità. Grazie a questo tipo di procedimento vi è possibile presentare copie autenticate di documenti originali senza dover presentare quest’ultimi.

La copia autentica a che tipologia di atti si può applicare?

L’efficace autenticazione di questi documenti può riguardare solamente un atto pubblico come può essere una sentenza del tribunale, o un atto privato come ad esempio un titolo di studio conseguito.

Chi ha il potere di autenticare un documento?

I soggetti che possono effettivamente procedere all’autenticazione di un atto sono in primis il pubblico ufficiale che ha emesso il suddetto documento e nel quale tutt’ora vi è depositato e custodito, Un notaio, il funzionario responsabile del procedimento o addirittura un funzionario incaricato dal sindaco in persona, quest’ultimo solo dopo l’esibizione del documento originale di cui si è interessati.

A chi bisogna chiedere la copia autentica di un atto?

E’ giusto specificare prima di andare avanti che come prima cosa il cittadino a cui interessa ottenere una copia autenticata di un documento, deve necessariamente prima possedere fisicamente l’originale. In casi specifici come può essere un atto di compravendita, di buona norma è depositato presso il proprio notaio, al quale per ovvi motivi bisognerà fare richiesta per avere quel suddetto documento, in casi diversi come un provvedimento di autorizzazione che viene rilasciato al soggetto da parte del comune interessato, non si dovrà fare altro che presentarsi in quello specifico comune e richiederlo direttamente agli uffici competenti. Un pò più complicato invece è nel caso in cui ci sia necessità di ottenere una copia autenticata di una sentenza, poiché si dovrà obbligatoriamente fare richiesta al Tribunale che l’ha emessa; in conformità a ciò uno dei siti migliori nel quale poter richiedere una copia di un atto costitutivo lo troviamo di seguito richiedere copia di un atto costitutivo.

Quali sono i passaggi per ottenere una copia autenticata?

I passaggi per ottenere una copia autenticata del documento di cui necessitate sono diversi:

  • La prima cosa da fare è assicurarsi di avere una fotocopia cartacea del documento originale.
  • Bisogna presentarsi in uno degli uffici di cui abbiamo parlato poco fa, con un proprio documento di riconoscimento e la copia originale del documento che si intende far autenticare.
  • Attendere le tempistiche per la convalida della conformità della copia originale.

Ricordarsi con attenzione di verificare che il pubblico ufficiale dal quale si ha fatto richiesta abbia rispettato tutte le procedure e le firme/timbri necessari perché quell’atto sia convalidato. Se il documento è formato da più di un solo foglio, controllare attentamente che su ognuno di essi vi sia posto il timbro del pubblico ufficiale; verificare di seguito tutti i dati personali e non inseriti all’interno del documento, come per esempio il proprio nome e cognome, la corretta firma per esteso, la data e il luogo riportati sul documento e l’importantissimo timbro dell’ufficio.

Ovviamente tutto ciò ha un costo per il cittadino, l’imposta di bollo avrà un prezzo attorno ai 16 euro, ma attenzione, nel caso in cui vi sia più di una pagina bisognerà applicare una marca da bollo ogni quattro facciate. Inoltre ci saranno i relativi costi che si riferiscono ai diritti comunali se ci si rivolge direttamente a quest’ultimo, o il corrispettivo che spetta al proprio notaio dopo aver sbrigato tutte le pratiche.