La distribuzione ottimale di risorse hardware e software all’interno della tua azienda è fondamentale per ottenere risultati. Non è un caso che sempre più privati e PMI si affidino a software dedicati per migliorare la produttività nel contesto lavorativo. Non tutti però conoscono le potenzialità dei software dedicati, siano questi ERP in cloud per aziende oppure di altra natura, perdendo l’occasione di effettuare un salto di qualità notevole.

Nelle prossime righe analizzeremo più nel dettaglio una delle piattaforme più interessanti per intraprendere percorsi di digitalizzazione imprese: Microsoft 365.

Microsoft 365: cos’è

Se stai avviando un’attività lavorativa oppure hai la necessità di informarti sui diversi servizi online per migliorare la produttività, con molta probabilità avrai sentito parlare di Microsoft 365.

Tecnicamente Microsoft 365 non è altro che un pacchetto, acquistabile tramite abbonamento, composto da strumenti utili per la produttività aziendale, ciò possibile grazie all’unione di Office 365 Security e Windows 10 oppure Windows 11 nelle versioni più aggiornate.

Microsoft 365: strumenti

Affidarti a un pacchetto come Microsoft 365 ti permette di sfruttare diverse funzionalità interessanti per incrementare la produttività all’interno della tua azienda. Nello specifico potrai utilizzare cinque strumenti principali: Exchange, SharePoint, Teams, Office e Secutiry.

Exchange: da un punto di vista tecnico questo strumento identifica un server on-premise e-mail implementato nel cloud. Potrai in sintesi archiviare le e-mail aziendali direttamente in cloud senza dover necessariamente cancellarle dopo un determinato periodo di tempo. Essendo uno strumento online sei ovviamente vincolato all’abbonamento sottoscritto.

SharePoint: anche in questo caso avrai a disposizione uno strumento pensato proprio da Microsoft per archiviare i dati aziendali in modo protetto. Potendoli di fatto anche condividere con le altre aree aziendali per migliorare la produzione complessiva.

Teams: negli ultimi anni l’utilizzo di Microsoft Teams è diventato essenziale per comunicare, siano videoconferenze, chat oppure chiamate vocali. Grazie a questo strumento i dipendenti e gli amministratori potranno comunicare in modo veloce e diretto, ottenendo una stabilità migliore dei tradizionali software di meeting digitale.

Office: sottoscrivendo un abbonamento a Microsoft 365 otterrai anche lo strumento completo per la gestione di Office desktop, cioè tutti questi software realizzati per la gestione dei documenti. Potrai utilizzare programmi come Access, OneNote, Word, Excel, PowerPoint e Outlook.

Security: la gestione della sicurezza e dell’interazione degli scambi di dati tra dispositivi mobili e fissi verrà affidata a questo strumento, sviluppato per garantire la massima protezione da attacchi informatici sui dispositivi mobili.

Microsoft 365: come aumentare la produttività aziendale

Per quanto gli strumenti di Microsoft 365 possano darti un’idea delle potenzialità di questo software, è opportuno analizzare quelli che sono i punti di forza che ti permetteranno di aumentare la produttività all’interno del contesto aziendale.

Facilità di utilizzo

I tuoi dipendenti, siano questi tecnici IT o meno, troveranno in Microsoft 365 una soluzione molto semplice da utilizzare. L’interfaccia intuitiva e la similitudine con i tradizionali software per la gestione dei documenti, aiuterà anche coloro che sono poco inclini alle mansioni burocratiche.

La facilità di approccio induce di conseguenza a una maggiore produttività, poiché non avrai la necessità di fornire troppe informazioni ai dipendenti sul software di riferimento.

Utilizzare SharePoint Online

Come anticipato in precedenza, nel pacchetto in abbonamento di Microsoft 365 è presente anche lo strumento SharePoint Online, questo consente di lavorare contemporaneamente sullo stesso documento ai dipendenti preposti.

I tuoi collaboratori potranno condividere file e informazioni in modo rapido, senza nemmeno doversi spostare dalla loro postazione di lavoro.

Lavorare in mobilità

La necessità di garantire ai tuoi dipendenti di poter lavorare ovunque desiderino, implica una gestione dello smart working perfetta.

Grazie a Microsoft 365 non avrai problemi nel permettere ai tuoi dipendenti di lavorare anche con i dispositivi mobili, proteggendoli da potenziali attacchi informatici quando sono collegati su reti pubbliche.

Grazie al server condiviso è possibile accedere alla piattaforma e gestire le mansioni quotidiane in qualsiasi parte del mondo.

Eliminare i duplicati

Uno dei problemi più fastidiosi nella gestione aziendale risiede nella duplicazione dei documenti. Tale condizione viene a mancare nel momento in cui i file sono archiviati in cloud, eliminando di fatto i documenti duplicati.

Una volta che non avrai file multipli potrai gestire molto meglio le operazioni di ricerca dei documenti, velocizzando le operazioni più importanti e abbattendo i costi anche degli archivi fisici.

Coordinamento della squadra di lavoro

Grazie a Microsoft 365 potrai aumentare la produttività aziendale usufruendo della condivisione del progetto di lavoro.

I dipendenti assegnati a un certo progetto potranno comunicare in qualsiasi posto del mondo utilizzando il pacchetto Microsoft, sfruttandone in questo modo la capacità di unire la squadra di lavoro.

La combinazione di SharePoint Online e Teams in questo caso potrebbe essere la soluzione vincente.

Limitare i tempi morti

Per quanto un sistema in cloud possa sembrare non accessibile a tutti, in realtà questo permette di utilizzare strumenti Office 365 direttamente collegati alla rete in qualsiasi momento e su qualsiasi dispositivo.

Tale condizione ti permette di ridurre al minimo i tempi morti e lavorare in pochi secondi sul progetto avviato in precedenza.

Le PMI sono spesso afflitte da dipendenti che tergiversano le proprie attività lavorative, con Microsoft 365 tale aspetto viene limitato in modo concreto, poiché dovranno focalizzarsi sulle mansioni giornaliere.

La sicurezza rende produttivi

Altro elemento che garantisce una maggiore produttività alla tua azienda è la sicurezza data da Security.

Il sistema di protezione da minacce informatiche ti permette di controllare in tempo reale i possibili attacchi, eliminando tutte quelle problematiche legate al blocco del software.

Gli aggiornamenti automatici e un sistema pronto a criptare le tue informazioni ti permettono di lavorare con più facilità e tranquillità.

Microsoft Dynamics 365 Business Central

Se il tuo obiettivo fosse quello di sottoscrivere un pacchetto che ricopra completamente le tue attività aziendali in cloud, allora potresti optare per Microsoft Dynamics 365 Business Central. Questo servizio ti permette di avere una gestione completa delle attività aziendali fornendoti un passaggio molto veloce dal tuo sistema locale fisico a quello in cloud.

Trasformando il tuo impianto aziendale fisico in un sistema in cloud potrai beneficiare non solo di tutti gli strumenti analizzati in precedenza, ma anche di sbloccare informazioni dettagliate sulle attività societarie, determinare in modo più dettagliato i tempi e il budget per i progetti e aumentare nettamente le prestazioni finanziarie ottimizzando burocrazia e inventario.

Nei prossimi anni ci sarà una conversione quasi totale verso i servizi in cloud, anticiparsi potrebbe essere la mossa giusta per porti in una condizione di vantaggio rispetto alla concorrenza.